Gestión de facturas
Las facturas son el núcleo de la plataforma. Desde borradores editables hasta facturas finalizadas con validez fiscal completa, la plataforma gestiona todo el ciclo de vida con automatización, control y cumplimiento normativo.
Ciclo de vida de una factura
Una factura pasa por diferentes estados desde su creación hasta el cobro final. Entender este flujo es fundamental para una gestión efectiva.
Borrador (draft)
Estado inicial editable. La factura no tiene validez fiscal. Puedes modificar todo: cliente, conceptos, importes, impuestos, fecha. Puedes eliminar facturas en borrador sin restricciones.
- •Totalmente editable
- •No numerada oficialmente
- •Marca de agua DRAFT en PDF
- •Se puede eliminar
- •No se envía a Veri*factu
Pendiente (pending)
Factura finalizada y emitida oficialmente. Tiene validez fiscal completa. Se asigna número de factura definitivo. NO puede volver a estado borrador (restricción de base de datos). Se inicia cadena Veri*factu si está activo.
- •Fiscalmente válida
- •Número oficial asignado
- •Veri*factu activado
- •Edición limitada
- •No se puede borrar
- •Puede bloquearse si Veri*factu
Pagada (paid)
Factura cobrada. Útil para seguimiento financiero y reportes. Indica que se recibió el pago completo del cliente.
- •Registra fecha de pago
- •Puede volver a pendiente o vencida
- •Incluida en reportes financieros
- •Cliente al corriente
Vencida (overdue)
Factura pendiente cuya fecha de vencimiento ha pasado. Útil para identificar impagos y gestión de cobro.
- •Alerta de retraso
- •Puede pasar a pagada al cobrar
- •Útil para reportes de morosidad
- •Gestión de recordatorios
Anulada (cancelled)
Factura cancelada sin efecto fiscal. Se mantiene en el sistema para auditoría pero no tiene validez. No se puede recuperar una vez anulada.
- •Sin validez fiscal
- •Se mantiene en historial
- •Conserva auditoría
- •Estado final irreversible
Transitions: Transiciones permitidas: borrador → cualquier estado finalizado | pendiente ↔ pagada | pendiente ↔ vencida | pagada ↔ vencida | cualquiera → anulada. PROHIBIDO: cualquier estado finalizado → borrador.
Creación de facturas
Factura individual
Crea una factura para un solo cliente con conceptos personalizados.
- 1. Selecciona el negocio emisor
- 2. Elige el cliente destinatario
- 3. Establece fecha de factura y fecha de vencimiento
- 4. Añade líneas de conceptos: identificador, descripción, base imponible
- 5. Revisa cálculos automáticos de IVA e IRPF
- 6. Configura idioma (español o inglés)
- 7. Método de pago (actualmente solo transferencia bancaria)
- 8. Guarda como borrador para revisión
- 9. Cuando esté lista, cambia estado a pendiente para finalizar
Creación masiva (múltiples clientes)
Crea la misma factura para varios clientes simultáneamente. Ideal para facturación recurrente mensual.
- •Selecciona múltiples clientes desde el formulario
- •Define la plantilla de factura: conceptos, importes, impuestos
- •El sistema crea una factura separada para cada cliente
- •Todas comparten los mismos conceptos y configuración
- •Cada factura tiene su número único según secuencia
- •Se registra en auditoría como operación masiva
Tip: Perfecto para suscripciones, mantenimientos mensuales, o servicios recurrentes a múltiples clientes.
Componentes de una factura
Número de factura
Generado automáticamente según plantilla del negocio. Ejemplo: 00001-2026-ABC. Único e incremental. No se puede cambiar una vez asignado.
Líneas de conceptos
Cada concepto tiene: identificador, descripción, base imponible (sin impuestos). El sistema calcula automáticamente el total con IVA.
Impuestos
IVA e IRPF por defecto del negocio, personalizables por factura. Se puede marcar exención si aplica. Cálculo automático de subtotales.
Totales
Subtotal (suma bases imponibles), Total IVA, Total IRPF (negativo, es retención), Total final = Subtotal + IVA - IRPF.
Fechas
Fecha de emisión (cuándo se crea la factura) y fecha de vencimiento (cuándo debe pagarse). Ambas personalizables.
Método de pago
Actualmente solo transferencia bancaria con datos IBAN del negocio o cliente (si tiene sobrescritura).
Generación de PDF
Cada factura puede descargarse como PDF profesional en formato A4 con diseño limpio y toda la información fiscal requerida.
- ✓Diseño profesional A4 con cabecera y pie de página
- ✓Datos del emisor (negocio) y destinatario (cliente) completos
- ✓Tabla de conceptos con paginación automática si es necesario
- ✓Resumen fiscal: Subtotal, IVA, IRPF, Total claramente separados
- ✓Código QR SEPA EPC069-12 para pago bancario instantáneo
- ✓Código QR Veri*factu para validación pública (si está activo)
- ✓Datos bancarios para transferencia manual
- ✓Aviso de exención de IVA si aplica (con soporte multipágina)
- ✓Notas legales GDPR automáticas
- ✓Pie de página personalizado del negocio
- ✓Marca de agua "DRAFT" si está en borrador
- ✓Formato de fecha según configuración del negocio
- ✓Idioma según preferencia (español o inglés)
SEPA QR: El código QR SEPA permite a tu cliente pagar con una foto desde su app bancaria, rellenando automáticamente: importe, IBAN, BIC, beneficiario y concepto.
Buenas prácticas
Usa borradores siempre
- Crea facturas en borrador y revisa antes de finalizar
- Verifica cálculos, datos del cliente, conceptos
- Una vez finalizada, NO puede volver a borrador
Numeración coherente
- No cambies el patrón de numeración una vez empezado
- Mantén secuencia incremental sin saltos
- Si migras, empieza desde el siguiente número disponible
Fechas realistas
- Fecha de emisión debe ser coherente con la prestación
- Fecha de vencimiento según tus términos de pago
- Evita fechas futuras para emisión
Rectificativas correctamente
- Nunca edites o borres una factura finalizada con error
- Usa siempre factura rectificativa para correcciones
- Incluye motivo claro de la rectificación
Auditoría como aliada
- Revisa periódicamente el log de auditoría
- Útil para detectar accesos no autorizados
- Facilita resolución de disputas con clientes