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Documentación

Guías oficiales para configurar y usar Pay by idir.ai.

Gestión de clientes

Los clientes son las entidades a las que emites facturas. Una configuración precisa de clientes es fundamental para evitar errores fiscales, problemas de cobro y cumplir con las obligaciones legales de protección de datos.

¿Por qué es importante gestionar bien los clientes?

  • •Los datos del cliente aparecen en las facturas y tienen validez fiscal y legal
  • •NIF/CIF incorrecto puede invalidar la factura o causar problemas con Hacienda
  • •Dirección incompleta dificulta la trazabilidad y el cumplimiento normativo
  • •Los datos sensibles (NIF y dirección) se encriptan automáticamente con AES-256
  • •Puedes consultar el historial completo de facturas emitidas a cada cliente

Datos obligatorios del cliente

Cada cliente debe tener información fiscal completa para poder emitir facturas válidas.

Identificador de cliente

Required

Código único dentro del negocio para identificar al cliente. Puede ser autogenerado o personalizado. Ejemplos: CLI-001, ACME, CLIENTE-2026-001.

Nombre legal / Razón social

Required

Nombre completo del cliente (persona física) o razón social (persona jurídica). Debe coincidir exactamente con su documentación fiscal.

NIF/CIF

Required

Número de Identificación Fiscal o Código de Identificación Fiscal del cliente. Se encripta automáticamente con AES-256-GCM antes de almacenarse.

Dirección completa

Required

Dirección fiscal del cliente: calle, número, piso/puerta. Se encripta automáticamente para protección de datos.

Ciudad y código postal

Required

Ciudad/localidad y código postal. El código postal es importante para trazabilidad fiscal.

Provincia/región

Optional

Provincia, comunidad autónoma o región del cliente. Útil para reportes geográficos.

País

Optional

País del cliente. Por defecto se usa el país del negocio. Importante para facturación internacional.

Email

Optional

Dirección de email del cliente. Necesario si quieres enviar facturas automáticamente por correo electrónico.

Seguridad y encriptación de datos

Los datos sensibles de tus clientes están protegidos con encriptación de nivel militar.

  • ✓NIF/CIF encriptado con AES-256-GCM con vector de inicialización único
  • ✓Dirección fiscal encriptada con el mismo estándar de máxima seguridad
  • ✓Clave de encriptación de 32 bytes nunca almacenada en base de datos
  • ✓Tag de autenticación para detectar manipulación de datos encriptados
  • ✓Cumplimiento total con GDPR/LOPD para protección de datos personales
  • ✓Los datos se desencriptan solo cuando se necesitan (facturas, visualización)

Creación manual de clientes

Añade clientes uno por uno desde la interfaz de gestión.

  1. 1. Accede a la sección "Clientes" en el dashboard
  2. 2. Haz clic en "Nuevo cliente" o "Añadir cliente"
  3. 3. Completa el formulario con todos los datos fiscales
  4. 4. El sistema valida el formato del NIF/CIF automáticamente
  5. 5. Los datos sensibles se encriptan al guardar
  6. 6. Opcionalmente configura datos bancarios específicos para este cliente

Importación masiva mediante CSV

Carga múltiples clientes a la vez mediante archivo CSV. Ideal para migración desde otros sistemas o alta inicial de cartera.

CSV Format Requirements

  • Delimitador: coma (,) o punto y coma (;) - detección automática
  • Codificación: UTF-8 recomendado para caracteres especiales
  • Primera fila: nombres de columna (flexible, acepta variaciones)
  • Columnas aceptadas: identifier, first_name, last_name, nif_cif, email, address, city, zip_code, provincia, country
  • ✓Validación fila por fila con reporte detallado de errores
  • ✓Detección automática de delimitador (coma o punto y coma)
  • ✓Normalización flexible de nombres de columna
  • ✓Si hay errores, puedes descargar CSV con filas que fallaron
  • ✓Las filas correctas se importan aunque otras tengan errores
  • ✓Los datos se encriptan automáticamente durante la importación

CSV Example

identifier,first_name,last_name,nif_cif,email,address,city,zip_code,provincia,country
CLI-001,Juan,García,12345678A,juan@ejemplo.com,Calle Mayor 1,Madrid,28001,Madrid,ES
CLI-002,María,López,87654321B,maria@ejemplo.com,Av. Diagonal 123,Barcelona,08001,Barcelona,ES

Configuración de pago por cliente

Algunos clientes pueden requerir que uses una cuenta bancaria específica para cobro. Puedes sobrescribir los datos de pago por defecto del negocio.

Nombre del banco específico del cliente

IBAN alternativo para este cliente

BIC/SWIFT del banco del cliente

Beneficiario alternativo si procede

Common use cases

  • Cliente multinacional con cuenta dedicada para proveedores
  • Proyecto específico que requiere cuenta de proyecto
  • Cliente que solicita domiciliación en banco concreto
  • Separación contable entre diferentes tipos de servicios
Note: Si no configuras pago específico, se usan los datos bancarios por defecto del negocio.

Historial de facturas por cliente

Desde la ficha de cada cliente puedes ver todas las facturas emitidas a ese cliente.

  • •Listado completo de facturas: borrador, pendientes, pagadas, vencidas, anuladas
  • •Total facturado acumulado a ese cliente
  • •Total pendiente de cobro (facturas pendientes + vencidas)
  • •Última factura emitida con fecha y número
  • •Acceso directo a cada factura para ver detalle o descargar PDF
  • •Filtros por estado de factura y rango de fechas

Edición y actualización de clientes

Puedes modificar los datos de un cliente en cualquier momento. Los cambios no afectan a facturas ya emitidas.

  • ⚠Los datos de cliente en facturas existentes no cambian (se almacena snapshot)
  • ⚠Nuevas facturas usarán los datos actualizados del cliente
  • ⚠Puedes cambiar NIF/CIF, dirección, email, etc. sin restricciones
  • ⚠El historial de auditoría registra quién y cuándo modificó cada cliente
  • ⚠No puedes eliminar un cliente si tiene facturas asociadas

Buenas prácticas

Validación de NIF/CIF

  • Verifica que el formato sea correcto antes de guardar
  • Para España: 8 dígitos + letra (NIF) o letra + 7 dígitos + letra (CIF)
  • Contrasta con documentación oficial del cliente si tienes dudas
  • Un NIF/CIF erróneo puede causar problemas fiscales graves

Direcciones completas

  • Incluye siempre número de calle, no solo el nombre
  • Añade piso/puerta cuando aplique para mayor precisión
  • Código postal correcto es fundamental para trazabilidad
  • Provincia ayuda en reportes y clasificación geográfica

Identificadores de cliente

  • Usa un patrón coherente para todos los clientes (ej: CLI-XXX)
  • Evita caracteres especiales que puedan causar problemas
  • Considera incluir año o categoría si te ayuda a organizarte
  • Una vez asignado, no cambies el identificador (úsalo como referencia)

Email para envío automático

  • Valida que el email sea correcto antes de guardar
  • Pregunta al cliente a qué email quiere recibir facturas
  • Algunos clientes tienen email específico para facturas
  • Sin email válido no podrás usar envío automático

Mantenimiento de datos

  • Revisa periódicamente los datos de clientes activos
  • Actualiza direcciones si el cliente te notifica cambios
  • Limpia clientes duplicados o de prueba
  • Mantén emails actualizados para comunicación efectiva