Facturación en España
Fuentes oficiales revisadas: 12 de mayo de 2026
Guía práctica para emitir facturas con criterio: cuándo corresponde factura completa o simplificada, qué datos son obligatorios, cómo controlar series y estados, cuánto conservar la documentación y qué cambia con la factura electrónica B2B.
Regla base
Empresarios y profesionales deben expedir factura y conservar copia por las operaciones de su actividad, con especial atención cuando el destinatario actúa como empresario o profesional.
Formato
La normativa distingue factura completa y factura simplificada. La simplificada es posible en supuestos tasados, pero no sustituye siempre a la completa.
2026-2027
El RD 238/2026 desarrolla la factura electrónica obligatoria B2B; la exigibilidad práctica depende de la orden ministerial de la solución pública y se aplicará por fases.
Cuándo hay que emitir factura
La obligación de facturar no nace solo cuando el cliente pide un documento. Forma parte del registro fiscal de la actividad y debe encajar con el tipo de operación, el destinatario y el momento de devengo o cobro anticipado.
- Emite factura y conserva copia por entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas en la actividad.
- Cuando el destinatario es empresario o profesional y actúa como tal, la factura suele ser obligatoria aunque el importe sea pequeño.
- Los pagos anticipados también pueden requerir factura, salvo excepciones concretas como ciertas entregas intracomunitarias exentas.
- Las operaciones exentas o con inversión del sujeto pasivo no eliminan la necesidad de documentar correctamente la mención aplicable.
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Factura completa frente a simplificada
La factura simplificada tiene menos datos, pero solo puede usarse en supuestos concretos. La factura completa sigue siendo la referencia para operaciones B2B ordinarias y para clientes que necesitan deducir IVA con todos los datos.
- La simplificada puede usarse, entre otros casos, si el importe no supera 400 euros IVA incluido o si se emite una rectificativa.
- También puede usarse hasta 3.000 euros IVA incluido en ciertas actividades autorizadas, como comercio minorista, hostelería, transporte de personas o peluquería.
- No puede utilizarse para determinadas operaciones intracomunitarias, ventas a distancia u operaciones con reglas especiales de localización.
- Para que una simplificada sirva al destinatario para deducir IVA, debe incluir NIF y domicilio del destinatario y cuota repercutida separada.
- Si dudas entre completa y simplificada para una relación profesional, la completa suele reducir incidencias.
- El producto debe evitar convertir una simplificada en un atajo que oculte datos necesarios para fiscalidad o auditoría.
Contenido mínimo de una factura completa
La factura completa debe permitir identificar la operación, a las partes, la base imponible y el impuesto aplicado. La interfaz debe pedir estos datos con claridad y no esconder las menciones especiales.
- Número y, en su caso, serie correlativa dentro de esa serie.
- Fecha de expedición y fecha de operación si es distinta.
- Nombre o razón social completa, NIF y domicilio del emisor y del destinatario cuando corresponda.
- Descripción suficiente de bienes o servicios, precio unitario sin impuesto, descuentos o rebajas no incluidos en el precio.
- Tipo o tipos de IVA aplicados y cuota tributaria repercutida por separado.
- Menciones obligatorias si la operación es exenta, inversión del sujeto pasivo, facturación por destinatario o régimen especial.
- Total comercial a cobrar, separado de bases, cuotas y retenciones para evitar confusión.
Series, borradores y factura emitida
La numeración es uno de los puntos más sensibles de una herramienta de facturación. Por eso conviene separar claramente el trabajo editable del registro ya emitido.
- La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie.
- Usa series separadas cuando haya razones reales: rectificativas, terceros, varios establecimientos o operaciones de naturaleza distinta.
- Un borrador sirve para revisar cliente, conceptos e impuestos sin consumir una emisión definitiva.
- Una factura finalizada debe tratarse como registro histórico: si hay error, evalúa rectificativa en vez de edición silenciosa.
- Mantén auditoría de creación, finalización, envío, descarga y cambios relevantes.
Conservación y factura electrónica B2B
La documentación no termina al enviar el PDF. La conservación debe permitir autenticidad, integridad, legibilidad y acceso sin demora injustificada. Además, el marco B2B electrónico avanza hacia formatos estructurados e información de estados de factura.
- La AEAT recuerda el plazo general de prescripción tributaria de 4 años para facturas y justificantes relacionados.
- Por reglas contables, puede haber plazos mercantiles más largos; consulta con tu asesor si necesitas una política documental completa.
- La conservación electrónica debe mantener el contenido original, legible y accesible.
- El RD 238/2026 regula factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, plataformas privadas, solución pública y estados como aceptación, rechazo y pago.
- No confundas factura electrónica B2B con Veri*factu: están relacionados con facturación digital, pero resuelven obligaciones distintas.
Esta documentación es operativa y no sustituye asesoramiento fiscal. Para supuestos especiales, territorios forales, sectores regulados o cambios de criterio, contrasta siempre con la AEAT, BOE y tu asesor.